1. Le sujet du mail
2 mots d’ordre : précis et court !Le sujet n’est pas un teaser, annoncez clairement le sujet du communiqué. Certains ne prendront même pas la peine d’ouvrir l’email si le sujet ne les attire pas.
Soyez concis. Si le sujet ne s’affiche pas entièrement, votre message ne sera pas compris.
2. Le contenu ne doit pas être en pièce jointe
Si votre destinataire ouvre votre email, ne lui imposez pas une seconde étape et l’ouverture d’un autre logiciel (généralement PDF reader) pour voir le contenu que vous voulez lui communiquer.Mettez votre contenu directement dans le corps de votre message.
3. Le logo
Insérez un logo dans le corps de votre email, en haut de préférence.Le logo est un rappel direct et visuel de votre identité. Il aura plus d’impact que le nom de votre entreprise.
4. L’essentiel dès le début
Quelle que soit la longueur de votre communiqué de presse, commencez par l’essentiel !Les informations importantes doivent être dégagées dès le début, sous peine de donner l’impression qu’il n’y a rien de pertinent dans ce message.
5. Une seule idée
Même si vous avez beaucoup de choses à dire, la façon la plus claire de vous faire entendre est de ne pas multiplier le nombre de messages.Faites de votre mieux pour diffuser une seule idée, ou au moins avoir une seule idée directrice claire et définie.
Trop d’informations tue l’information.
6. Donnez des dates
Si vous annoncez l’arrivée d’un produit sur le marché, ne soyez pas évasif. Donnez une date.7. Une brève présentation de l’entreprise
Vos destinataires ne vous connaissent pas forcément, et bien que votre annonce les intéresse peut-être, une présentation rapide de votre entreprise est généralement nécessaire.Ajoutez quelques lignes pour présenter les activités, le positionnement, le marché … un genre de pitch !
8. Un contact
Certes, le destinataire peut répondre à votre email, mais certains préfèrent un contact téléphonique.Donnez un nom, un email, un numéro de téléphone et l’adresse de votre site web.
Vous êtes demandeur, vous devez être disponible pour répondre aux questions.
9. Proposer des visuels
Les images sont plus parlantes que des mots.N’hésitez pas à proposer des visuels qui permettront à la fois de mieux cerner le message (produit, évènement, …) et qui pourront être utilisées dans un article.
Pour ne pas alourdir l’email, optimisez les images ou mettez des liens pour télécharger les images en haute définition.
10. Pas de mot de passe
Ca parait évident, mais ne faites pas de lien vers un contenu protégé par un mot de passe. La plupart du temps, on ne prendra pas le temps de chercher le mot de passe ou de créer un compte.Faites en sorte que le lien soit un autolog (login automatique). Simplifiez au maximum la démarche du destinataire.